বুকিং হ্যান্ডওভার: পরের কাজ কে সামলাবেন?
বুকিং অনুরোধের দায়িত্ব ঠিক করুন, সিদ্ধান্ত লিখে রাখুন এবং শিফট বা চ্যানেল বদলালে পরের ব্যক্তিকে স্পষ্ট কাজ ও সময় জানান।
এই গাইড কার জন্য
স্টুডিওর দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি, অভ্যর্থনা দল এবং পরিষেবা দল যারা শিফট, চ্যানেল বা অনুমোদনের ভূমিকা জুড়ে অনুসন্ধানগুলি ভাগ করে নেয়।
দুজন অনুরোধটি পড়েছেন, কিন্তু প্রত্যেকেই ভাবছেন অন্যজন উত্তর দিচ্ছেন। ক্লায়েন্ট বুকিং সম্পর্কে জানতে চাইছেন, রিসেপশন ম্যানেজারের সিদ্ধান্তের অপেক্ষায় আছে, আর পরের শিফট জানে না কী প্রতিশ্রুতি দেওয়া হয়েছে। এটি উত্তরের গতির আগে দায়িত্বের সমস্যা। ভালো হ্যান্ডওভারে দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি, বাকি সিদ্ধান্ত এবং পরের কাজের সময় স্পষ্ট থাকে। একটি নিয়ম দিয়ে শুরু করুন: অন্য কেউ স্পষ্টভাবে গ্রহণ না করা পর্যন্ত অনুরোধটি বর্তমান দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির কাছেই থাকবে।
একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ও একটি পরের কাজ ঠিক করুন।
একটি শেয়ার করা ইনবক্স একটি কথোপকথন দৃশ্যমান করে তোলে; কে দায়ী তা নির্ধারণ করে না। প্রতিটি সক্রিয় অনুরোধ এগিয়ে নিয়ে যাওয়ার জন্য একজনকে বরাদ্দ করুন। অন্যরা অবদান রাখতে পারে, কিন্তু বর্তমান দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি পরীক্ষা করে দেখেন যে পরবর্তী পদক্ষেপটি ঘটবে এবং ক্লায়েন্টকে অবহিত রাখে। যখন কাজের হাত পরিবর্তন হয়, তখন প্রাপক ব্যক্তিকে দুর্ঘটনাক্রমে একটি পুরানো বার্তা আবিষ্কার করার পরিবর্তে হ্যান্ডঅফটি স্বীকার করা উচিত।
পরবর্তী ব্যক্তির কাজ করার জন্য পর্যাপ্ত প্রসঙ্গ রেকর্ড করুন: ক্লায়েন্ট এবং বুকিং রেফারেন্স, অনুরোধ, ইতিমধ্যে কী সম্মত হয়েছে, অসামান্য সিদ্ধান্ত, পরবর্তী পদক্ষেপ এবং তার নির্ধারিত সময়। তথ্যগুলোকে অনুমান থেকে আলাদা রাখুন। "ক্লায়েন্ট পরে শুরু করার জন্য অনুরোধ করেছেন; ম্যানেজারের অনুমোদন মুলতুবি" "সম্ভবত ভাল" এর চেয়ে বেশি কার্যকর। অনুমোদিত ব্যক্তি সম্মত হওয়ার আগে একটি অনুরোধকৃত পরিবর্তনকে নিশ্চিত হিসাবে বর্ণনা করবেন না।
আপনার দল বোঝে এমন সাধারণ কাজের লেবেলগুলি ব্যবহার করুন, যেমন ক্লায়েন্টের জন্য অপেক্ষা করা, একটি অভ্যন্তরীণ সিদ্ধান্তের জন্য অপেক্ষা করা, নিশ্চিত করার জন্য প্রস্তুত এবং বন্ধ করা। এটি একটি অপারেটিং চুক্তির উদাহরণ, একটি নির্দিষ্ট সফ্টওয়্যার স্থিতি বিদ্যমান রয়েছে এমন দাবি নয়৷ লেবেল ব্লকার ব্যাখ্যা করা উচিত; দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির ক্ষেত্রটি ব্যাখ্যা করা উচিত যে এটি সমাধানের জন্য দায়ী কে।
ক্লায়েন্টকে ঘোরানো ছাড়াই সঠিক ব্যক্তির সিদ্ধান্ত নিন।
কিছু অনুরোধের জন্য বর্তমান দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির নেই এমন কর্তৃত্ব প্রয়োজন: একটি সম্মত কাজের পরিধি পরিবর্তন করা, প্রাপ্যতার ব্যতিক্রম করা, বা বাণিজ্যিক সমন্বয় অনুমোদন করা। কে সিদ্ধান্ত নিতে পারে এবং সেই ব্যক্তির কী তথ্য প্রয়োজন তা নির্ধারণ করুন। সিদ্ধান্তের জন্য ঊর্ধ্বতনের অনুমোদন চাওয়া স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনুমোদনকারী খোঁজার জন্য ক্লায়েন্টকে দায়ী করা উচিত নয়। একজন ম্যানেজার উত্তর সরবরাহ করার সময় বর্তমান দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ক্লায়েন্টের পরিচিতি থাকতে পারেন।
একটি দরকারী হ্যান্ডঅফ নোট পড়তে পারে: "ক্লায়েন্ট শুক্রবারের পোর্ট্রেট সেশনটিকে একটি দীর্ঘ স্লটে সরাতে বলে। বর্তমান দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি: অভ্যর্থনা। সিদ্ধান্ত প্রয়োজন: সময়কাল এবং প্রাপ্যতা নিশ্চিত করার জন্য ম্যানেজার। পরবর্তী পদক্ষেপ: অভ্যর্থনা অনুমোদনের পরে সম্মত বিকল্পগুলি পাঠায়। পর্যালোচনা করুন: বৃহস্পতিবার বিকেলে।" এটি একটি দৃষ্টান্তমূলক উদাহরণ। আপনার প্রকৃত পরিষেবাতে ভূমিকা এবং সময়সীমা মানিয়ে নিন এবং পরিবর্তনের প্রস্তাব দেওয়ার আগে ক্যালেন্ডার পরীক্ষা করুন।
অনুমোদনকারী অনুপস্থিত থাকলে বা পর্যালোচনার সময় চলে গেলে কী হবে তা সম্মত হন। দ্বিতীয় পর্যালোচনার জন্য একটি ব্যাকআপ ভূমিকা এবং একটি পয়েন্টের নাম দিন। আপনি অনুমোদন করতে পারবেন না এমন ফলাফলের প্রতিশ্রুতি ছাড়াই আপনি যখন তাদের আপডেট করার আশা করেন তখন ক্লায়েন্টকে বলুন। একটি স্পষ্ট অনুমোদন চাওয়ার প্রক্রিয়া অনেক সহকর্মীর পৃথক "আমরা পরীক্ষা করছি" বার্তা পাঠানোর চেয়ে বেশি কার্যকর।
“একটি হ্যান্ডঅফ সম্পূর্ণ হয় যখন পরবর্তী দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি সিদ্ধান্ত, পরবর্তী পদক্ষেপ এবং কখন এটি ধার্য আছে তা জানে৷”
পরের শিফটকে একই কথোপকথন চালিয়ে যাওয়ার তথ্য দিন।
শিফট পরিবর্তনের আগে, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি এবং ব্লকারের খোলা অনুসন্ধান পর্যালোচনা করুন। প্রতিটির জন্য, ক্লায়েন্ট আপনার দলের জন্য অপেক্ষা করছে বা আপনার দল ক্লায়েন্টের জন্য অপেক্ষা করছে কিনা তা পরীক্ষা করুন। শেষ অর্থপূর্ণ আপডেট এবং ইতিমধ্যে করা কোনো প্রতিশ্রুতি অন্তর্ভুক্ত করুন। আগত ব্যক্তি ক্লায়েন্টকে মূল অনুরোধটি পুনরাবৃত্তি করতে না বলে পরবর্তী পদক্ষেপটি ব্যাখ্যা করতে সক্ষম হওয়া উচিত।
একই রেফারেন্স রাখুন যখন একটি অনুসন্ধান সামাজিক বার্তা থেকে ইমেল বা বুকিং রেকর্ডে চলে যায়। ব্যক্তিগত চ্যাটে একমাত্র উত্তর না রেখে শেয়ার করা ক্লায়েন্ট প্রসঙ্গে সিদ্ধান্তটি রেকর্ড করুন। শুধুমাত্র কাজের জন্য প্রয়োজনীয় বিশদ ভাগ করুন এবং বিদ্যমান অ্যাক্সেসের অনুমতিগুলিকে সম্মান করুন। এই নির্দেশিকাটি মানুষ এবং চ্যানেল জুড়ে ধারাবাহিকতা সম্পর্কিত; একটি পরিষেবা-নির্দিষ্ট বুকিং লিঙ্ক এখনও সহজবোধ্য সময়সূচী অংশ পরিচালনা করতে পারে.
সপ্তাহের শেষে, অমীমাংসিত হ্যান্ডঅফগুলির একটি ছোট নমুনা পর্যালোচনা করুন। অনুপস্থিত দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি, অস্পষ্ট অনুমোদন কর্তৃপক্ষ, অতিরিক্ত ক্রিয়াকলাপ এবং ক্লায়েন্ট একটি উত্তর পাওয়ার আগে সম্পূর্ণরূপে চিহ্নিত অনুরোধগুলি সন্ধান করুন৷ অন্য বিজ্ঞপ্তি যোগ করার আগে একটি পুনরাবৃত্ত ফাঁক উন্নত করুন। একটি অনুস্মারক একটি কাজের প্রতি দৃষ্টি আকর্ষণ করতে পারে, তবে এটি কার দায়িত্ব হবে তা নির্ধারণ করতে পারে না।
একটি হ্যান্ডঅফ অন্য ব্যক্তি গ্রহণ করতে পারেন
- দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি: বর্তমান পরিচিতি এবং পরবর্তী পদক্ষেপ গ্রহণকারী ব্যক্তির নাম দিন।
- সিদ্ধান্ত: ক্লায়েন্টের অনুরোধ, সম্মত তথ্য, ব্লকার এবং অনুমোদিত অনুমোদনকারী রেকর্ড করুন।
- ফলো-থ্রু: একটি পর্যালোচনার সময়, একটি ব্যাকআপ ভূমিকা এবং ক্লায়েন্টের যে আপডেট পাওয়া উচিত তা সেট করুন।
অটোমেশন যোগ করার আগে দায়িত্ব দৃশ্যমান করুন।
প্রাসঙ্গিক বুকিং প্রসঙ্গ একসাথে রাখতে ক্লায়েন্ট রেকর্ডটি ব্যবহার করুন এবং আপনার দল কীভাবে দায়িত্ব এবং পরবর্তী পদক্ষেপ রেকর্ড করে সে বিষয়ে সম্মত হন। একটি অনুসন্ধানে চুক্তিটি পরীক্ষা করুন যা একটি শিফট অতিক্রম করে বা অনুমোদনের প্রয়োজন হয়। যদি গ্রহণকারী ব্যক্তি কথোপকথনটি পুনর্গঠন না করেই চালিয়ে যেতে পারে তবে হ্যান্ডঅফ কাজ করছে। তারপরে একজন নামযুক্ত ব্যক্তির সাথে দায়িত্ব পালন করার সময় আপনার সংজ্ঞায়িত পর্যালোচনা পয়েন্টগুলির জন্য অনুস্মারক বিবেচনা করুন।
সাধারণ প্রশ্ন
কার একটি বুকিং অনুরোধের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি হওয়া উচিত যখন একাধিক কর্মী সদস্য জড়িত থাকে?
পরবর্তী কর্ম এবং ক্লায়েন্ট আপডেট সমন্বয় করতে একজন বর্তমান দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তিকে বরাদ্দ করুন। অন্যান্য কর্মীরা অবদান রাখতে বা সিদ্ধান্ত অনুমোদন করতে পারেন। দায়িত্ব হস্তান্তর করুন যখন গ্রহণকারী ব্যক্তি স্পষ্টভাবে হ্যান্ডঅফ গ্রহণ করে।
বুকিং হ্যান্ডঅফ নোটে কী আছে?
ক্লায়েন্ট বা বুকিং রেফারেন্স, অনুরোধ, সম্মত তথ্য, অসামান্য সিদ্ধান্ত, বর্তমান দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি, পরবর্তী পদক্ষেপ, পর্যালোচনা সময়, এবং যেখানে প্রয়োজন সেখানে অনুমোদনকারী অন্তর্ভুক্ত করুন। নিশ্চিত পরিবর্তনগুলি থেকে অনুমানগুলিকে আলাদা রাখুন৷
কখন একটি বুকিং অনুরোধ বর্ধিত করা উচিত?
সিদ্ধান্ত নেওয়া বর্তমান দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির ক্ষমতার বাইরে হলে, নির্ধারিত সময় পেরিয়ে গেলে বা সাধারণ অনুমোদনকারী অনুপস্থিত থাকলে অনুরোধটি উপযুক্ত ঊর্ধ্বতনের কাছে পাঠান। বিকল্প দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ঠিক করুন, তবে ক্লায়েন্টের জন্য একজন স্পষ্ট যোগাযোগব্যক্তি রাখুন।