बुकिंग हैंडओवर: अगला कदम कौन संभालेगा?

एक ज़िम्मेदार व्यक्ति और एक अगला काम तय करें।

एक साझा इनबॉक्स बातचीत को दृश्यमान बनाता है; यह तय नहीं करता कि जिम्मेदार कौन है। प्रत्येक सक्रिय पूछताछ को आगे बढ़ाने के लिए एक व्यक्ति को नियुक्त करें। अन्य लोग योगदान कर सकते हैं, लेकिन वर्तमान ज़िम्मेदार व्यक्ति जाँच करता है कि अगली कार्रवाई होती है और ग्राहक को सूचित करता रहता है। जब काम बदलता है, तो प्राप्त करने वाले व्यक्ति को गलती से कोई पुराना संदेश खोजने के बजाय हैंडऑफ़ को स्वीकार करना चाहिए।

अगले व्यक्ति के काम करने के लिए पर्याप्त संदर्भ रिकॉर्ड करें: ग्राहक और बुकिंग संदर्भ, अनुरोध, जिस पर पहले ही सहमति हो चुकी है, बकाया निर्णय, अगली कार्रवाई और उसका नियत समय। तथ्यों को धारणाओं से अलग रखें. "ग्राहक ने बाद में शुरुआत का अनुरोध किया; प्रबंधक अनुमोदन लंबित" "संभवतः ठीक है" की तुलना में अधिक उपयोगी है। किसी अनुरोधित परिवर्तन को अधिकृत व्यक्ति के सहमत होने से पहले पुष्टि के रूप में वर्णित न करें।

सरल कामकाजी लेबल का उपयोग करें जिन्हें आपकी टीम समझती है, जैसे ग्राहक की प्रतीक्षा करना, आंतरिक निर्णय की प्रतीक्षा करना, पुष्टि करने के लिए तैयार होना और बंद होना। ये एक ऑपरेटिंग समझौते के उदाहरण हैं, न कि यह दावा कि कोई विशेष सॉफ़्टवेयर स्थिति मौजूद है। लेबल को अवरोधक की व्याख्या करनी चाहिए; ज़िम्मेदार व्यक्ति फ़ील्ड को स्पष्ट करना चाहिए कि इसे हल करने के लिए कौन ज़िम्मेदार है।

क्लाइंट को भटकाए बिना सही व्यक्ति से निर्णय लें।

कुछ अनुरोधों के लिए अधिकार की आवश्यकता होती है जो वर्तमान ज़िम्मेदार व्यक्ति के पास नहीं है: सहमत दायरे को बदलना, उपलब्धता को अपवाद बनाना, या वाणिज्यिक समायोजन को मंजूरी देना। परिभाषित करें कि कौन निर्णय ले सकता है और उस व्यक्ति को किस जानकारी की आवश्यकता है। किसी निर्णय को आगे बढ़ाने से ग्राहक को अनुमोदक खोजने के लिए स्वचालित रूप से जिम्मेदार नहीं बनाया जाना चाहिए। वर्तमान ज़िम्मेदार व्यक्ति ग्राहक का संपर्क बना रह सकता है जबकि प्रबंधक उत्तर प्रदान करता है।

एक उपयोगी हैंडऑफ नोट पढ़ सकता है: "ग्राहक शुक्रवार के पोर्ट्रेट सत्र को एक लंबे स्लॉट में स्थानांतरित करने के लिए कहता है। वर्तमान ज़िम्मेदार व्यक्ति: रिसेप्शन। निर्णय की आवश्यकता: अवधि और उपलब्धता की पुष्टि करने के लिए प्रबंधक। अगली कार्रवाई: रिसेप्शन अनुमोदन के बाद सहमत विकल्प भेजता है। समीक्षा: गुरुवार दोपहर।" यह एक उदाहरणात्मक उदाहरण है. भूमिकाओं और समय सीमा को अपनी वास्तविक सेवा के अनुसार अपनाएँ, और बदलाव की पेशकश करने से पहले कैलेंडर की जाँच करें।

सहमत हूं कि यदि अनुमोदक अनुपस्थित है या समीक्षा का समय बीत जाता है तो क्या होगा। दूसरी समीक्षा के लिए एक बैकअप भूमिका और एक बिंदु का नाम बताएं। क्लाइंट को बताएं कि आप कब उन्हें ऐसे परिणाम का वादा किए बिना अपडेट करने की उम्मीद करते हैं जिसे आप अधिकृत नहीं कर सकते। कई सहयोगियों द्वारा अलग-अलग "हम जाँच कर रहे हैं" संदेश भेजने की तुलना में निर्णय के लिए सही व्यक्ति तक पहुँचने का स्पष्ट तरीका अधिक उपयोगी है।

अगली शिफ्ट को बातचीत जारी रखने योग्य जानकारी दें।

शिफ्ट बदलने से पहले, ज़िम्मेदार व्यक्ति और अवरोधक द्वारा खुली पूछताछ की समीक्षा करें। प्रत्येक के लिए, जांचें कि क्या ग्राहक आपकी टीम का इंतजार कर रहा है या आपकी टीम ग्राहक का इंतजार कर रही है। अंतिम सार्थक अद्यतन और पहले से की गई कोई भी प्रतिबद्धता शामिल करें। आने वाले व्यक्ति को ग्राहक से मूल अनुरोध दोहराने के लिए कहे बिना अगला चरण समझाने में सक्षम होना चाहिए।

जब कोई पूछताछ किसी सामाजिक संदेश से ईमेल या बुकिंग रिकॉर्ड पर जाती है तो वही संदर्भ रखें। निजी चैट में एकमात्र उत्तर छोड़ने के बजाय साझा ग्राहक संदर्भ में निर्णय रिकॉर्ड करें। केवल कार्य के लिए आवश्यक विवरण साझा करें और मौजूदा पहुंच अनुमतियों का सम्मान करें। यह मार्गदर्शिका लोगों और चैनलों में निरंतरता से संबंधित है; एक सेवा-विशिष्ट बुकिंग लिंक अभी भी सीधे शेड्यूलिंग भाग को संभाल सकता है।

सप्ताह के अंत में, अनसुलझे हैंडऑफ़ के एक छोटे नमूने की समीक्षा करें। लापता ज़िम्मेदार व्यक्तियों, अस्पष्ट अनुमोदन प्राधिकारी, अतिदेय कार्रवाइयों और ग्राहक को उत्तर मिलने से पहले पूर्ण चिह्नित अनुरोधों की तलाश करें। दूसरी अधिसूचना जोड़ने से पहले एक आवर्ती अंतर को सुधारें। एक अनुस्मारक किसी कार्य पर ध्यान आकर्षित कर सकता है, लेकिन यह तय नहीं कर सकता कि इसका ज़िम्मेदार व्यक्ति कौन होना चाहिए।

एक हैंडऑफ़ कोई अन्य व्यक्ति स्वीकार कर सकता है