इनटेक प्रश्न पूछें जो आपकी टीम वास्तव में उपयोग करेगी
इनटेक उत्तर रखें जो तैयारी, सुरक्षा, समय या अनुवर्ती परिवर्तन करते हैं। अन्य प्रश्नों को हटा दें।
यह गाइड किसके लिए है
टैटू, मालिश, सौंदर्य, सौंदर्य, संवारने और अन्य सेवा दल जिनके इनटेक फॉर्म नियुक्ति के दौरान अधिक उपयोगी हुए बिना समय के साथ लंबे समय तक बढ़ गए हैं।
समझने योग्य कारणों से इनटेक फॉर्म लंबे हो जाते हैं। एक कठिन नियुक्ति एक नया प्रश्न जोड़ती है, एक स्टाफ सदस्य अधिक संदर्भ चाहता है, और एक पुराना क्षेत्र रहता है क्योंकि इसे हटाना जोखिम भरा लगता है। अंततः ग्राहक एक प्रश्नावली को पूरा करता है जिसे कोई भी ऊपर से नीचे तक नहीं पढ़ता है। उपयोगी इनटेक दूसरी दिशा में काम करता है: प्रत्येक उत्तर में एक नामित निर्णय होता है, एक व्यक्ति जिसे इसकी आवश्यकता होती है, और एक क्षण जब इसे जाना जाना चाहिए।
निर्णय के साथ शुरू करें प्रत्येक उत्तर बदलता है।
प्रत्येक क्षेत्र के लिए, वाक्य समाप्त करें: यदि ग्राहक इस तरह से उत्तर देता है, तो हम कुछ अलग करेंगे। उत्तर अवधि, स्टाफ असाइनमेंट, तैयारी, सामग्री, कमरे की पसंद, पात्रता या अनुवर्ती परिवर्तन कर सकता है। यदि यह कुछ भी नहीं बदलता है, तो इसे हटा दें या इसे वैकल्पिक बनाएं। यह परीक्षण परिचालन इनटेक को जिज्ञासा से अलग करता है और एक फॉर्म को कई वर्षों में एकत्र किए गए प्रश्नों का संग्रह बनने से रोकता है।
नवीनतम जिम्मेदार क्षण में पूछें।
बुकिंग पृष्ठ को सही सेवा की पेशकश और पुष्टि करने के लिए आवश्यक चीजें एकत्र करनी चाहिए। नियुक्ति के बाद विस्तृत प्राथमिकताएं, संदर्भ सामग्री, देखभाल इतिहास या तैयारी नोट का पालन किया जा सकता है। प्रश्नों को विभाजित करने से परित्याग कम हो जाता है और उत्तरों में सुधार होता है क्योंकि ग्राहक जानता है कि उन्होंने क्या बुक किया है। समय-संवेदनशील जानकारी की पुष्टि यात्रा के करीब की जानी चाहिए ताकि पहली नियुक्ति से हमेशा के लिए कॉपी किए जाने के बजाय वर्तमान में बने रहें।
एक अच्छा इनटेक रूप पूरा नहीं होता क्योंकि यह सब कुछ पूछता है। यह पूरा हो गया है क्योंकि हर जवाब उस व्यक्ति तक पहुंचता है जो इसका उपयोग कर सकता है।
फॉर्म के साथ स्टाफ हैंडऑफ़ डिज़ाइन करें।
एक उत्तर का कोई मूल्य नहीं है यदि यह एक सबमिशन के अंदर रहता है तो कोई भी नहीं खोलता है। अपॉइंटमेंट के बगल में प्रासंगिक सारांश रखें, ग्राहक के उत्तरों को आंतरिक नोट्स से अलग करें, और तैयारी को बदलने वाले कुछ विवरणों को सामने रखें। संवेदनशील जानकारी के लिए सीमित पहुंच और प्रतिधारण कारण की आवश्यकता होती है, न कि व्यापक दृश्यता की क्योंकि यह बाद में उपयोगी हो सकती है। यात्रा के बाद, रिकॉर्ड करें कि सर्विस नोट को असमर्थित निदान में बदले बिना अगले एक को क्या सूचित करना चाहिए।
किसी प्रश्न को तभी रखें जब उसका कोई मालिक हो
- बुकिंग, तैयारी, सुरक्षा, सेवा, या अनुवर्ती निर्णय को नाम दें उत्तर बदल जाता है।
- इसे नवीनतम बिंदु पर पूछें जो अभी भी टीम को कार्य करने के लिए पर्याप्त समय देता है।
- संवेदनशील और आंतरिक नोट्स को उचित रूप से सीमित रखते हुए, इसे स्टाफ सदस्य को दिखाएं, जिसे इसकी आवश्यकता है।
नियुक्ति से फॉर्म की समीक्षा करें।
एक टीम को कई वास्तविक नियुक्तियों के लिए तैयार करते हुए देखें और ध्यान दें कि वे किन उत्तरों का उपयोग करते हैं, जिन्हें वे खोजते हैं, और जिन्हें वे अनदेखा करते हैं। मृत फ़ील्ड को हटा दें, विस्तृत प्रश्नों को बाद में स्थानांतरित करें, और महत्वपूर्ण उत्तरों को देखना आसान बनाएं। परिणाम क्लाइंट के लिए छोटा है और टीम के लिए अधिक उपयोगी है - दुर्लभ वर्कफ़्लो सुधार जो दोनों पक्षों के प्रयास को कम करता है।
सामान्य प्रश्न
बुकिंग फॉर्म में कितने इनटेक प्रश्न होने चाहिए?
नियुक्ति को स्वीकार करना है या नहीं, यह तय करने के लिए केवल प्रश्न आवश्यक हैं। पुष्टि के बाद या यात्रा के करीब बाकी से पूछें। एक छोटा बुकिंग पथ पूर्णता में सुधार करता है और विस्तृत तैयारी को बुक करने के निर्णय से अलग रखता है।
क्या कर्मचारियों को निजी नोट्स जोड़ने में सक्षम होना चाहिए?
हां, जब परिचालन नोट्स स्पष्ट रूप से ग्राहक के उत्तरों से अलग हो जाते हैं और पहुंच उन लोगों तक सीमित होती है जिन्हें उनकी आवश्यकता होती है। कभी भी किसी ग्राहक का सामना करने वाले वादे या नीति को आंतरिक नोट में न छिपाएं।
इनटेक उत्तरों को कितनी बार अपडेट किया जाना चाहिए?
ग्राहकों से ऐसी जानकारी की पुष्टि करने के लिए कहें जो प्रासंगिक यात्राओं से पहले बदल सकती है। उन्हें हर बार स्थिर विवरण फिर से टाइप करने के लिए मजबूर न करें। प्रत्येक उत्तर की तारीख और स्रोत को सुरक्षित रखें ताकि कर्मचारी बता सकें कि वर्तमान क्या है।