为什么客户不断要求您重新发送邮件
当客户不断索要合同、发票或文件时，给他们一个地方可以找到所有资料。
本指南适合谁
工作室和制作团队在每次工作结束后都会回答相同的例行请求：合同在哪里，发票是否已支付，是否可以再次发送文件。
编辑系统
如果问工作室最常发送哪些消息，答案很少是关于新作品。它正在重新发送合同，确认发票已支付，转发相同的文件链接，并重复已经商定的日期。这些问题都不是没有道理的。他们到达是因为答案分散在属于其他人的收件箱中。
每次交接都会在不同的地方留下不同的答案。
预约在一条消息中得到确认，合同在第二条消息中到达，发票在第三条消息中到达，文件在第四条消息中到达，通常相隔几周。客户没有提交任何文件。当他们需要定金金额或签署的协议时，搜索他们的收件箱比询问你要慢，所以他们会询问你。每次这个请求都感觉很小，这正是它永远不会得到解决的原因。
为关系提供一个地址。
当门户回答了常规问题但没有回复时，它就发挥了作用：预约了什么、签署了什么、支付了什么以及准备下载什么。这意味着团队已经保存了面向客户的记录，而不是手工维护的第二份副本。发票显示其状态，并在付款开放时提供安全的付款路径。合同保持可访问性，并通过限时链接提供签名副本。供客户使用的文件可见，而内部附件则不可见。
客户不会因为内容杂乱而要求您重新发送内容。他们问是因为答案就在您的发件箱中。
访问是值得做好的部分。
自助服务只有在安全的情况下才有用。按客户划分的登录可以防止一位客户看到另一位客户的内容，而共享链接一旦被转发就无法保证这一点。已签署的协议和已支付的发票值得这样的保护；您想与家人共享的选片图库则是另一回事。同样值得做的是让客户始终使用他们预约时所用的语言，这样门户就不会在请他们付款时切换成英语。
客户在不写信给您的情况下应该能够回答什么
- 预约的内容、时间以及约定的内容。
- 发票是否支付，如果没有支付到哪里。
- 签订的合同和完成的文件在哪里。
日常信息越少，信息越好。
重点不是停止与客户交谈。这是为了停止将注意力花在页面可以回答的问题上，因此您发送的消息与工作有关。一个工作室可以说，看看你的门户，一切都在那里，听起来很有条理，因为它确实如此。
常见问题
对于小型工作室来说，客户门户值得吗？
这取决于相同问题出现的频率。如果每周有两到三个客户询问某件事在哪里，门户就会取代该工作，而不是增加它。如果整个关系是一次预约和一次交付，一封清晰的电子邮件可能就足够了。
客户必须登录吗？
对于任何与金钱或协议相关的事情，是的。客户端范围的访问是阻止一个客户端看到另一个客户端的原因，签名的文档比通过群聊转发的链接应该得到更多的保护。对于您想要广泛共享的图库，带有密码的链接通常是更好的选择。
什么不应该出现在门户中？
任何内在的东西。团队的工作笔记、员工讨论、估算草案和附件属于团队。门户应该显示记录面向客户的一面，而不是记录本身。