لماذا يستمر العملاء في مطالبتك بإعادة إرسال الأشياء

كل عملية تسليم تترك الإجابة في مكان ما مختلفًا.

يتم تأكيد الحجز في رسالة واحدة، ويصل العقد في ثانية، والفاتورة في ثالثة، والملفات في رابعة، وغالبًا ما يفصل بينها أسابيع. ولا يقوم العميل بتقديم أي منها. عندما يحتاجون إلى مبلغ العربون أو الاتفاقية الموقعة، يكون البحث في البريد الوارد الخاص بهم أبطأ من سؤالك، فيطلبون منك ذلك. يبدو الطلب صغيرًا في كل مرة، ولهذا السبب لا يتم إصلاحه أبدًا.

أعط العلاقة عنوانًا واحدًا.

تعمل البوابة عندما تجيب على الأسئلة الروتينية دون رد: ما هو محجوز، وما هو موقع، وما هو مدفوع، وما هو جاهز للتحميل. وهذا يعني أن الجانب الذي يتعامل مع العميل من السجلات التي يحتفظ بها الفريق بالفعل، وليس نسخة ثانية يتم الاحتفاظ بها يدويًا. تُظهر الفواتير حالتها وتؤدي إلى مسار دفع آمن عندما يكون الدفع مفتوحًا. تظل العقود قابلة للوصول، مع توفر النسخ الموقعة من خلال روابط محدودة المدة. تكون الملفات المخصصة للعميل مرئية بينما لا تكون المرفقات الداخلية كذلك.

الوصول هو الجزء الذي يستحق الوصول إليه بشكل صحيح.

الخدمة الذاتية تكون مفيدة فقط إذا كانت آمنة أيضًا. يمنع تسجيل الدخول على مستوى العميل أحد العملاء من رؤية عميل آخر، وهو ما لا يمكن للرابط المشترك أن يضمنه بمجرد إعادة توجيهه. وتستحق الاتفاقيات الموقعة والفواتير المدفوعة هذه الحماية؛ أما معرض اختيار الصور الذي تريد مشاركته مع العائلة فهو قرار مختلف. ومن المفيد أيضًا إبقاء العميل باللغة التي حجز بها، بحيث لا تتحول البوابة إلى اللغة الإنجليزية في اللحظة التي يُطلب منه فيها الدفع.

ما يجب أن يكون العميل قادرًا على الإجابة عليه دون الكتابة إليك

• ما الذي تم حجزه ومتى وما تم الاتفاق عليه.
• هل تم دفع الفاتورة، وأين يتم دفعها إذا لم يكن الأمر كذلك.
• حيث العقد الموقع والملفات النهائية.

رسائل روتينية أقل، رسائل أفضل.

النقطة المهمة ليست التوقف عن التحدث إلى العملاء. إنه التوقف عن صرف هذا الاهتمام على الأسئلة التي يمكن للصفحة الإجابة عليها، وبالتالي فإن الرسائل التي ترسلها تتعلق بالعمل. الاستوديو الذي يمكنه أن يقول انظر إلى بوابتك، كل شيء هناك، يبدو منظمًا لأنه كذلك.