Un second lieu sans second système
Un nouvel emplacement a besoin de ses propres horaires, services et personnel, pas d’une copie du premier calendrier.
À qui s’adresse ce guide
Des studios, salons et entreprises de service qui ouvrent un second établissement, ou en gèrent déjà plusieurs, qui veulent un seul compte où chaque établissement garde ses propres horaires, prix et personnel.
Système éditorial
L’ouverture d’un second établissement se décide généralement sur demande : la première est pleine, ou les clients demandent sans cesse un endroit plus proche. Le travail de préparation reçoit rarement la même attention. Beaucoup d’entreprises copient le premier calendrier, le renomment et continuent leur activité. Cela fonctionne pendant quelques semaines, jusqu’à ce qu’un client réserve un service que le nouveau lieu n’offre pas, ou qu’un rendez-vous de neuf heures dans un fuseau horaire que personne n’a vérifié.
Décidez ce que chaque établissement offre réellement.
Commencez par une liste simple pour chaque lieu : les services qu’il peut fournir, les personnes qui y travaillent, les chambres et espaces dont il dispose, ainsi que ses horaires d’ouverture. Les listes ne correspondront pas, et c’est justement le but. Un traitement nécessitant une pièce particulière, ou un service effectué par un seul coiffeur senior, n’appartient qu’aux lieux où il peut vraiment se réaliser. Lorsque la page de réservation se lit dans ces listes, un client qui choisit le nouveau lieu ne voit que ce que ce lieu peut offrir, au lieu d’apprendre la différence à l’accueil.
Gardez les différences au même endroit.
Les prix, la durée et les horaires varient souvent d’un lieu à l’autre pour de bonnes raisons : loyer, demande, une équipe plus réduite. Définissez chaque service une fois et notez uniquement ce qui est différent, où cela diffère, comme un prix plus élevé en centre-ville ou des horaires plus courts en semaine à la nouvelle adresse. Deux copies du même service s’éloignent la première fois que quelqu’un met à jour l’une et oublie l’autre. Un service, à une exception locale, maintient chaque changement ultérieur simple.
Un second établissement devrait ajouter un second horaire d’ouverture, pas un second système.
Assignez les gens à des lieux, pas seulement à des calendriers.
Le personnel qui travaille sur plusieurs sites est là où commencent la plupart des confusions. Si la disponibilité d’une personne n’est pas liée à son lieu de séjour ce jour-là, le calendrier peut l’indiquer aux deux adresses en même temps, ou à celle où elle ne se rend pas. Assignez chaque membre de l’équipe aux lieux où il travaille réellement, donnez à chaque lieu son propre fuseau horaire si besoin, et ajoutez des fermetures datées pour les jours fériés ou une remise en état. Les mêmes règles protègent alors les deux calendriers, et le propriétaire peut toujours voir l’ensemble de l’entreprise dans une seule vue.
Que configurer avant que le nouveau lieu ne prenne des réservations
- L’adresse, le fuseau horaire, les horaires hebdomadaires et les toutes fermetures datées.
- Les services qu’elle propose, quel que soit le prix ou la durée locale.
- Les membres de l’équipe et les pièces qui lui appartiennent.
Ouvrez-le pour la réservation quand il sera prêt.
Un lieu peut rester caché aux clients pendant que ses horaires, services et personnel sont en place, et ouvert lorsque tout correspond à la réalité. Le travail mobile et en ligne correspond au même modèle : un lieu mobile avec un rayon de service, ou un lieu virtuel pour les rendez-vous en ligne. Karavex comprend jusqu’à 4 emplacements sur le plan Pro et 10 sur le forfait Studio, donc une seconde adresse peut devenir une troisième sans recommencer.
Questions fréquentes
Chaque établissement doit-il avoir son propre lien de réservation ?
Pas forcément. Une page de réservation permet aux clients de choisir d’abord le lieu, puis de ne montrer que les services, les horaires et les personnes disponibles. Des liens séparés par emplacement, inclus dans le forfait Studio, aident lorsque chaque emplacement est commercialisé seul, par exemple depuis son propre profil social.
Que se passe-t-il si un service coûte plus cher à un seul endroit ?
Gardez un service et fixez un prix différent, ou une durée différente, pour cet endroit. Les autres emplacements conservent le service par défaut, donc une modification ultérieure du service ne doit être effectuée qu’une seule fois.
Comment gérons-nous le personnel qui travaille dans plusieurs sites ?
Attribuez-les à chaque lieu où ils travaillent et assurez-vous que leurs horaires de travail soient précis. Le calendrier peut être filtré par personnel et par lieu, de sorte que le propriétaire voit toute l’équipe tandis que chaque lieu voit sa propre journée.